Spotkanie grupy tematycznej ds. projektów systemowych POKL w poddziałaniach 7.1.1 i 7.1.2, które odbyło się w dniu 28 kwietnia, było poświęcone przygotowaniu końcowych wniosków o płatność.
Wydarzenie odbyło się na prośbę przedstawicieli jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, które realizują projekty systemowe POKL w poddziałaniach 7.1.1 i 7.1.2. W związku z tym z tym, iż przygotowanie ostatniego wniosku o płatność oraz inne formalności związane z kończeniem projektu mogą wydawać się zagadnieniem złożonym, pracownicy Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie postanowili, iż spotkanie będzie mieć charakter instruktażowo-doradczy.
Spotkanie grupy tematycznej w dniu 28 kwietnia otworzyła kierownik projektu szkoleniowego Joanna Liszka, która podkreśliła, że do ROPS Kraków trafiają liczne pytania dotyczące zamykania projektów i procedur z tym związanych, pojawiąjące się podczas spotkań grup tematycznych oraz świadczonego doradztwa, wobec czego postanowiono krok po kroku prześledzić te procedury.
Pierwszą prezentację wygłosiły przedstawicielki Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie – Aneta Zapart i Karolina Kipiel – które omówiły zagadnienia związane ze zmianami w projektach systemowych OPS/ PCPR realizowanych w ramach priorytetu VII POKL, omówiły również zagadnienia związane z ewentualnym wydłużeniem okresu realizacji projektu w związku ze zmianą wytycznych. Jeśli chodzi o tę ostatnią kwestię, to WUP w Krakowie rekomenduje wydłużenie okresu realizacji projektu do 30.09.2015 r. Przedstawicielki Instytucji Wdrażającej podkreśliły, że wydłużenie okresu realizacji projektu jest możliwe tylko w przypadku występowania w projekcie oszczędności. Wydłużenie okresu realizacji nie może wiązać się ze zwiększaniem wartości projektu. Prelegentki dodały również, że zmiany w projekcie, tj. wydłużenie okresu realizacji musi wynikać z faktycznej potrzeby i musi być uzasadnione. Przedstawicielki WUP Kraków mówić również, że w przypadku końcowego wniosku o płatność termin na złożenie wniosku wynosi do 30 dniach kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu.
Następną prezentację przedstawił Łukasz Oleksiewicz – doradca w projekcie szkoleniowym ROPS Kraków, który mówił o rozliczaniu końcowym projektu. Prelegent zwrócił uwagę, że jeżeli z końcowego wniosku o płatność będzie wynikać kwota do zwrotu przez beneficjenta, jest on zobowiązany do ww. zwrotu przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu. W przypadku braku zwrotu środków, od nierozliczonej kwoty naliczane są beneficjentowi odsetki zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Wobec powyższego doradca uczulił na terminowość w tym obszarze. Prelegent przedstawił też informacje dotyczące montażu finansowego, przy czym udzielił praktycznych wskazówek, jak go dokonać. Wskazówki te wkrótce zostaną zamieszczone na stronie internetowej projektu.
Na koniec Agnieszka Gajda-Górecka z projektu szkoleniowego ROPS Kraków przedstawiła informacje na temat archiwizacji dokumentacji projektowej. Prelegentka podkreśliła, że wszyscy beneficjenci są zobowiązani do przechowywania danych osobowych uczestników projektu wraz z całą dokumentacją projektową do dnia 31 grudnia 2020 r. Dane osobowe uczestników projektów przetwarzane w wersji papierowej, powinny być archiwizowane razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
Poniżej można pobrać materiały ze spotkania
Prezentacja WUP Kraków (wydłużenie realizacji projektu, złożenie końcowego wniosku o płatność)
Prezentacja Ł. Oleksiewicza – rozliczanie końcowe projektów
Prezentacja A. Gajdy-Góreckiej - archiwizacja dokumentacji projektowej
Opracowanie Prekursor